Qué actividades debo realizar para garantizar que los documentos lleguen a su destinatario? (Trátese de documentos internos o externos)
La unidad de correspondencia es la encargada de mantener un control oportuno de toda la documentación enviada y velar para que llegue a su destino y a su vez debe registrar la llegada de la documentación a la empresa.
Documentos internos:
Registro de control de entrega de documentos internos.
Enrutamiento de la documentación a dependencias competentes.
Identificación de dependencias.
Documentos externos:
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentas en buzones y casilleros.
Enrutamiento de documentación a dependencias competentes.
Reasignación de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentación recibido.
2. Teniendo en cuenta el medio por el cual se distribuya el documento: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, tramite en línea, pagina WEB, entre otros, ¿Cuáles actividades debo realizar al distribuir los documentos enviados?
Definir el medio por el cual se envió
Llevar el control y firma de guías de entrega y plantillas de entrega
Utilizar el método de empaque y embalaje
Peso y porteo de los documentos
Gestión de correo tradicional.
3. En los talleres realizados se propone la elaboración de planillas de control para recibir, radicar y distribuir los documentos. Suba en el blog las planillas propuestas para cada uno de estos procedimientos.
